En kunde ringer for at bestille en vare, men vil først vide, hvornår den kan leveres. Sælgeren tjekker lagerstatus, lageret skal finde varen frem, og økonomiafdelingen skal senere sende en faktura. Når hvert led har sine egne noter og regneark, kan selv en enkel ordre ende på en lille rundtur gennem indbakken.
Et ERP-system samler oplysninger om kunder, varer, ordrer og økonomi, så medarbejderne kan arbejde ud fra de samme registreringer. Det klarer ikke arbejdet fejlfrit af sig selv, men det kan give ordren en tydeligere vej gennem virksomheden. Og det er nu meget rart, når ingen skal lede efter den nyeste udgave af et regneark.
Det begynder med kundens behov og en brugbar lagerstatus
Før ordren bliver tastet ind, skal sælgeren finde ud af, hvad kunden faktisk har brug for. Måske spørger kunden efter en bestemt model og en leveringsdag, der passer med en planlagt installation. Når kundens oplysninger er samlet ét sted, kan sælgeren se tidligere aftaler og registrere den nye forespørgsel uden at gå på jagt efter løse sedler.
Så kommer det praktiske spørgsmål: Er varen på lager, eller skal den bestilles? Hvis sælgeren kan se den aktuelle lagerstatus, er det lettere at undgå at love en dato, lageret ikke kan holde. Det lyder enkelt, men den afklaring kan spare alle for en temmelig træls samtale senere.
Når kunden siger ja, registreres ordren med de relevante vare- og leveringsoplysninger. Lageret kan derefter se, hvad der skal findes frem, uden at sælgeren først skal videresende en e-mail. For mig er det en af de mest mærkbare forbedringer: færre beskeder, der begynder med “har du set min mail?”
Fra lagerhylde til levering uden informationsstafet
Nu går ordren videre til lageret. Medarbejderen skal bruge oplysninger om varen, kundens bestilling og den aftalte levering, mens sælgeren måske samtidig svarer på et opfølgende spørgsmål. Når begge arbejder ud fra de samme ordreoplysninger, slipper de for at sammenligne hver sin udgave af historien.
Forestil dig, at kunden ændrer leveringsadressen, efter ordren er registreret. Hvis ændringen bliver skrevet ind samme sted som resten af ordreoplysningerne, kan både lageret og den medarbejder, der planlægger leveringen, se den. Ellers risikerer pakken at blive sendt til den gamle adresse — og så bliver arbejdsdagen pludselig mere spændende, end nogen havde bestilt.
Oplysningerne kan også hjælpe med tilbagevendende opgaver, som at gøre en ordre klar til pluk eller give besked, når en bestemt handling er udført. Men systemet skal ikke træffe alle valg på medarbejdernes vegne. Hvis en vare mangler, må et menneske stadig vurdere, om kunden vil vente, vælge en erstatning eller få leveringen delt op. Den slags kræver dømmekraft, ikke bare en automatisk besked.
Faktureringen følger ordren helt ind i økonomien
Når varen er sendt eller leveret, skal økonomiafdelingen vide, hvad der faktisk er sket. Ordreoplysninger og leveringsstatus giver et bedre grundlag for faktureringen, så medarbejderen ikke behøver at samle alle detaljerne ind igen. Det er rart, når fakturaen bygger på den samme aftale, som sælgeren indgik med kunden.
Senere modtager virksomheden måske en faktura fra sin leverandør. Økonomimedarbejderen kan sammenholde den med indkøbet og registreringen af de varer, der er modtaget. Hvis oplysningerne ikke stemmer, er der noget at undersøge, før betalingen bliver behandlet. Et samlet overblik gør arbejdet mere overskueligt, selvom det stadig er medarbejderen, der må vurdere forskellen.
Uden fælles arbejdsgange kan hvert led have sin egen sandhed: sælgerens notat, lagerets liste og økonomiens registrering. Det giver let dobbeltarbejde og spørgsmål om, hvem der ændrede hvad. Jeg hælder klart til, at det er bedre at få styr på overleveringerne end at købe endnu en digital genvej, der ikke passer til hverdagen.
Afklar arbejdsgangene, før I vælger og indfører løsningen
Før virksomheden vælger et ERP-system, er det en god idé at følge en rigtig ordre fra første kundekontakt til faktura. Hvor bliver oplysningerne skrevet ind? Hvem skal bruge dem bagefter? Og hvilke beslutninger kræver stadig en medarbejder? De spørgsmål afslører ofte mere end en lang ønskeliste med smarte funktioner.
Tag for eksempel en ordre, hvor kunden ændrer leveringssted, mens varen allerede er på vej gennem lageret. Gå forløbet igennem med sælgeren, lageret og økonomiafdelingen, og læg mærke til, hvor beskeden kan gå tabt. Så bliver det lettere at se, om løsningen passer til virksomhedens arbejdsgange, og hvilke oplysninger alle skal kunne finde.
Indførelsen behøver ikke være et stort spring ud over kanten. Begynd med én afgrænset arbejdsgang, og lad medarbejderne øve de opgaver, de faktisk sidder med. Ret til, når noget skurrer. En kort og konkret gennemgang af en ordre kan være mere nyttig end en bunke instruktioner, ingen får læst mellem møderne.
Når den første ordre er kommet godt fra kunde til faktura, kan virksomheden bruge erfaringerne til at justere arbejdsgangen og finde ud af, hvad næste skridt skal være. Det giver en mere jordnær start end at forsøge at løse alt på én gang. Vil du have en grundlæggende forklaring på begrebet, kan du læse ordbogsartiklen om ERP-system.
I sidste ende handler det ikke om at få alle til at arbejde ens for enhver pris. Det handler om, at de relevante oplysninger følger ordren, og at medarbejderne kan se, hvad der skal ske nu. Når den forbindelse fungerer, bliver kundens spørgsmål, lagerets arbejde og økonomiens opfølgning dele af samme forløb — ikke tre små mysterier.
Se mere hos nordflow.io.
